Was ist eine Unternehmensrichtlinie?

Eine Unternehmensrichtlinie sollte detailliert und verbindlich festschreiben, wie einerseits die eigenen Schutzrechte eines Unternehmens aufgebaut, erhalten und verteidigt werden können sowie andererseits die Verletzung fremder Rechte verhindert werden kann. Dies ist abhängig von dem Tätigkeitsbereich eines jeden Unternehmens und bedarf deshalb in jedem Einzelfall der individuellen Ausarbeitung abgestimmt auf die wirtschaftlichen Belange.

Wegen der großen Bedeutung des geistigen Eigentums (einschließlich des Werberechts) empfiehlt sich für jedes Unternehmen der Aufbau einer Unternehmensrichtlinie. Durch die Erarbeitung einer Unternehmensrichtlinie sowie deren Umsetzung und Kontrolle ist ein Unternehmen optimaler Weise in der Lage, sich Klarheit darüber zu verschaffen, welche Aufgaben im Bereich des geistigen Eigentums (einschließlich des Werberechts) durch welche Mitarbeiter bzw. Externe in welcher Reihenfolge zu erfüllen sind.

Bei der Etablierung einer Unternehmensrichtlinie bietet sich die folgende Vorgehensweise an:

1. Bestandsaufnahme

Jedes Unternehmen sollte zunächst identifizieren, welche Schutzrechte bestehen und welche Mitarbeiter in welchen Bereichen mit eigenen oder fremden gewerblichen SchutzrechtenUrheberrechten und Belangen des Werberechts in Kontakt kommen oder kommen könnten.

2. Idealbild für die Unternehmenstätigkeit im Bereich des geistigen Eigentums (einschließlich Werberechts)

Auf der Grundlage der Analyse der Bestandsaufnahme sollte eine „Roadmap“ ausgearbeitet werden. In dieser gilt es thematisch insbesondere im Detail zu bestimmen

  • wie bei einem beabsichtigten Erwerb eines Schutzrechts (z.B. von Marken) vorzugehen ist, insbesondere welche räumliche und zeitliche Strategie bei Anmeldeverfahren verfolgt werden soll
  • wie die eigenen Schutzrechte auf Dauer wertbeständig erhalten und einer Verwässerung durch die Benutzung von Zeichen Dritter entgegengewirkt werden kann
  • wie bestehende Rechte wirksam vor Rechtsverletzungen durch Dritte verteidigt werden können
  • wie Verletzungsvorwürfen durch Dritte (insbesondere durch Abmahnung oder Klageerhebung) begegnet werden kann
    und
  • welche Regelungen bei der Schaffung von Schutzrechten durch Arbeitnehmer oder externe Beauftragte gelten sollen.
3. Plan

Um vom Ist-Zustand auf den Soll-Zustand, d.h. das Idealbild, zu kommen, sind die konkreten Schritte zu planen und die entsprechenden Zuständigkeiten für Mitarbeiter oder/und Externe festzulegen. Es ist insbesondere die Ausarbeitung einer Markenstrategie zu empfehlen.

4. Implementierung

Entsprechend des erarbeiteten Idealbilds und der Planung sind die einzelnen notwendigen Maßnahmen umzusetzen, z.B. Markenverlängerungen, Neuanmeldungen von Marken und Patenten, regelmäßiges Sammeln von Nachweisen für die Benutzung von Marken in den maßgeblichen Ländern/Regionen.

5. Kontrolle

Zur Sicherung des Erfolgs sind entsprechende Kontrollmaßnahmen einschließlich Teambesprechungen und Besprechungen mit der Geschäftsleitung in bestimmten Abständen anzuraten.

 

Im Hinblick auf die strukturierte und systematische Vorgehensweise sowie den gezielten Aufbau von nachhaltigen Strukturen ist das IP-Management dem Datenschutz-Management sehr ähnlich. Auch wenn sich beide auf eigenständige Rechtsbereiche beziehen, stehen beide Methodiken nicht berührungslos nebeneinander, sondern wirken vielfach zusammen (wie beispielsweise bei Kontaktformularen, bei denen sowohl lauterkeitsrechtliche wie auch datenschutzrechtliche Einverständnisse erforderlich sind). Letztlich sollen durch das IP-Management (wie auch das Datenschutz-Management) eine Qualitätssteigerung und Fehlerminimierung erreicht werden und durch die Bündelung von Kompetenz und Verantwortlichkeit sowie vorausschauenden Investitionen die Kosten für das jeweilige Unternehmen reduziert werden.